POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

FÁBRICA NACIONAL DE CREMAS S.A.S. – PASTÉIS DE NATA

Versión: 1.0
Fecha de entrada en vigencia: 15 de Enero del 2026

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

FÁBRICA NACIONAL DE CREMAS S.A.S., identificada con NIT No. 901920448, con domicilio en Calle 84 A No. 12 A 44, Bogotá D. C., Colombia, y correo electrónico fabricanacionaldecremas@gmail.com, en adelante la Empresa, es la responsable del tratamiento de los datos personales recolectados en desarrollo de sus actividades comerciales y administrativas relacionadas con Pastéis de Nata.

La Empresa reconoce la importancia de la privacidad y la protección de los datos personales de sus clientes, consumidores, proveedores, trabajadores, candidatos y demás personas con quienes mantiene relaciones comerciales o contractuales.

La presente política se adopta de conformidad con el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.

2. OBJETO

La presente política establece los lineamientos para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, transmisión, transferencia y supresión de los datos personales tratados por la Empresa, así como los procedimientos para que sus titulares puedan ejercer los derechos reconocidos por la legislación colombiana.

Su finalidad es garantizar que el tratamiento de los datos personales se realice de manera legal, segura, transparente y respetuosa de los derechos fundamentales de sus titulares.

3. ALCANCE

Esta política aplica al tratamiento de datos personales que la Empresa realice directamente, en medios físicos o digitales, a través de sus establecimientos, formularios, página web, canales de atención, actividades comerciales y demás procesos relacionados con sus operaciones.

Comprende, entre otros, los datos personales de:

• Clientes y consumidores de Pastéis de Nata.

• Personas que participen en encuestas de satisfacción, actividades promocionales o programas de fidelización.

• Personas que se comuniquen con la Empresa para presentar solicitudes, peticiones, quejas, reclamos o sugerencias.

• Proveedores, contratistas y aliados comerciales.

• Trabajadores, exempleados y candidatos a procesos de selección.

• Usuarios de la página web, cuando suministren datos personales.

4. DEFINICIONES

Para efectos de esta política, se adoptan las siguientes definiciones:

Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.

Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolectar, almacenar, usar, consultar, circular, actualizar, transmitir, transferir o suprimir.

Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la finalidad y los medios del tratamiento de los datos personales. En esta política, es FÁBRICA NACIONAL DE CREMAS S.A.S.

Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable, cuando corresponda.

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para realizar el tratamiento de sus datos personales, salvo las excepciones previstas en la ley.

Dato sensible: dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como ciertos datos de salud, biométricos, orientación política, convicciones religiosas u otros contemplados en la ley.

Dato público: dato que no es semiprivado, privado ni sensible y que, por su naturaleza o por disposición legal, puede ser conocido por el público.

Aviso de privacidad: comunicación mediante la cual se informa al titular sobre la existencia de esta política, la forma de consultarla y las finalidades del tratamiento de sus datos.

5. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO

La Empresa realizará el tratamiento de los datos personales conforme a los siguientes principios:

• Legalidad: el tratamiento se sujetará a la Constitución, la ley y las normas reglamentarias aplicables.

• Finalidad: los datos serán tratados para finalidades legítimas, específicas e informadas al titular.

• Libertad: el tratamiento se realizará con la autorización previa, expresa e informada del titular, cuando sea exigible, salvo las excepciones legales.

• Veracidad y calidad: la información deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

• Transparencia: el titular podrá obtener información sobre la existencia y el uso de sus datos personales.

• Acceso y circulación restringida: los datos solo podrán ser consultados por personas autorizadas o facultadas legalmente.

• Seguridad: la Empresa adoptará medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger la información.

• Confidencialidad: las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales no públicos deberán mantener la reserva correspondiente, incluso después de finalizar su relación con la Empresa, cuando resulte aplicable.

• Necesidad y proporcionalidad: se procurará recolectar únicamente los datos adecuados, pertinentes y necesarios para las finalidades informadas.

6. DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO

Según la relación que exista con el titular y el servicio correspondiente, la Empresa podrá tratar las siguientes categorías de datos personales:

6.1. Clientes y consumidores

• Nombre y apellidos.

• Número de teléfono.

• Correo electrónico.

• Información relacionada con consultas, solicitudes, peticiones, quejas, reclamos y sugerencias.

• Información de compras, pedidos y transacciones, cuando corresponda.

• Preferencias o respuestas suministradas voluntariamente en encuestas de satisfacción y actividades de experiencia del cliente.

• Información necesaria para administrar programas de fidelización, recompensas o promociones, cuando corresponda.

6.2. Proveedores, contratistas y aliados comerciales

• Nombre o razón social y datos de contacto de las personas naturales correspondientes.

• Información de identificación, tributaria, comercial y contractual que resulte necesaria.

• Información de facturación y pagos, cuando corresponda.

6.3. Trabajadores y candidatos

Cuando sea necesario para las relaciones laborales o los procesos de selección, la Empresa podrá tratar datos de identificación, contacto, información académica, experiencia laboral, información contractual y demás datos requeridos para cumplir obligaciones legales y gestionar la relación laboral.

6.4. Usuarios de la página web

La Empresa podrá tratar los datos que los usuarios suministren voluntariamente mediante formularios u otros canales habilitados en la página web.

La Empresa procurará no recolectar datos personales innecesarios para las finalidades correspondientes.

7. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Los datos personales podrán ser tratados para las siguientes finalidades, según corresponda a la relación del titular con la Empresa:

7.1. Atención al cliente y experiencia de servicio

• Realizar encuestas de satisfacción y evaluar la experiencia de los clientes.

• Conocer la percepción sobre los productos y servicios de Pastéis de Nata.

• Elaborar estadísticas internas para identificar oportunidades de mejora.

• Atender y gestionar peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y solicitudes.

• Contactar a los clientes para dar respuesta a solicitudes o gestionar asuntos relacionados con los productos y servicios.

• Mejorar la calidad de la atención y la experiencia de los clientes.

7.2. Gestión comercial y transaccional

• Gestionar las relaciones comerciales con los clientes.

• Mantener registros de las operaciones realizadas, cuando corresponda.

• Gestionar solicitudes, novedades o reclamaciones relacionadas con los productos y servicios.

• Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y contractuales aplicables.

La página web de Pastéis de Nata es informativa y actualmente no constituye un canal de venta directa de productos.

7.3. Programa de fidelización y actividades promocionales

Cuando la Empresa desarrolle programas de fidelización, recompensas, concursos, promociones o actividades especiales, podrá tratar los datos necesarios para administrar la participación, verificar el cumplimiento de las condiciones, contactar a los participantes y gestionar la entrega de beneficios o premios.

Cuando una actividad requiera condiciones o autorizaciones adicionales, estas se informarán al participante.

7.4. Comunicaciones comerciales y publicidad

Cuando el titular haya otorgado la autorización correspondiente, la Empresa podrá utilizar sus datos de contacto para enviar información sobre productos, novedades, lanzamientos, promociones, campañas comerciales y actividades de Pastéis de Nata, a través de WhatsApp, correo electrónico o llamadas telefónicas.

La autorización para recibir publicidad será independiente de la autorización necesaria para otros tratamientos cuando corresponda.

El titular podrá retirar su autorización para recibir comunicaciones comerciales en cualquier momento, a través del correo fabricanacionaldecremas@gmail.com o mediante los mecanismos que la Empresa habilite para tal fin.

La negativa a recibir publicidad no impedirá que el titular presente solicitudes o ejerza sus derechos, ni afectará las comunicaciones estrictamente necesarias para atender una solicitud o cumplir obligaciones legales o contractuales.

7.5. Gestión de proveedores y relaciones comerciales

• Gestionar procesos de vinculación, contratación y seguimiento de proveedores y contratistas.

• Mantener comunicación relacionada con la ejecución de acuerdos comerciales.

• Cumplir obligaciones contractuales, contables y legales.

7.6. Gestión laboral y de selección

• Gestionar procesos de selección y evaluación de candidatos.

• Administrar relaciones laborales y contractuales.

• Cumplir obligaciones laborales, de seguridad social y de seguridad y salud en el trabajo.

• Gestionar nómina, beneficios, novedades y demás procesos asociados al vínculo laboral, conforme a la ley.

7.7. Seguridad y cumplimiento legal

• Proteger los intereses legítimos de la Empresa y de los titulares de datos, dentro del marco legal.

• Prevenir, detectar y gestionar incidentes de seguridad.

• Atender requerimientos de autoridades competentes.

• Ejercer o defender derechos en actuaciones administrativas o judiciales, cuando corresponda.

• Cumplir las demás obligaciones legales aplicables.

La Empresa no utilizará los datos personales para finalidades incompatibles con las informadas al titular, salvo que exista una habilitación legal aplicable o se obtenga la autorización que corresponda.

8. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO

La Empresa solicitará autorización previa, expresa e informada al titular cuando sea legalmente exigible, mediante mecanismos físicos, electrónicos, digitales o cualquier otro medio que permita obtener y conservar evidencia de dicha autorización.

La autorización informará, como mínimo, quién es el responsable del tratamiento, qué datos se recolectan, las finalidades del tratamiento, los derechos del titular y los medios para ejercerlos.

La Empresa conservará prueba de las autorizaciones otorgadas, de acuerdo con los medios disponibles y las obligaciones legales aplicables.

La autorización no será necesaria en los casos expresamente previstos por la ley. En tales eventos, la Empresa cumplirá los demás deberes legales correspondientes.

La aceptación de esta política o de un aviso de privacidad no reemplaza, por sí sola, la autorización específica que sea necesaria para tratar datos personales.

9. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES Y DE MENORES DE EDAD

9.1. Datos sensibles

Como regla general, la Empresa evitará recolectar datos sensibles cuando no sean necesarios para sus actividades.

Si excepcionalmente requiere tratarlos, informará al titular sobre el carácter sensible de los datos, la finalidad del tratamiento y el derecho a no autorizar su tratamiento, y solicitará autorización explícita cuando la ley así lo exija, salvo que exista una excepción legal aplicable.

9.2. Datos de niños, niñas y adolescentes

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes estará sujeto a las disposiciones legales especiales aplicables. Se respetará su interés superior y el respeto de sus derechos fundamentales.

Cuando sea necesario, se solicitará la autorización del representante legal y se escuchará al menor de acuerdo con su madurez, autonomía y capacidad para comprender el asunto, conforme a la normativa aplicable.

La Empresa no recolectará estos datos de manera indiscriminada ni los utilizará para finalidades incompatibles con la ley.

10. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los titulares de los datos personales podrán ejercer los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la Empresa

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando sea exigible.

c) Ser informados, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.

d) Presentar consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos.

e) Solicitar la supresión de sus datos personales cuando proceda legalmente.

f) Revocar la autorización cuando resulte procedente, teniendo en cuenta las limitaciones legales y los deberes de conservación aplicables.

g) Acceder gratuitamente a sus datos personales objeto de tratamiento.

h) Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Empresa, cuando corresponda.

El ejercicio de estos derechos estará sujeto a las excepciones y limitaciones establecidas en la normativa vigente.

11. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS Y RECLAMOS

La Empresa dispone del siguiente canal para recibir solicitudes relacionadas con el tratamiento de datos personales:

Correo electrónico: fabricanacionaldecremas@gmail.com

El titular deberá indicar su nombre, el tipo de solicitud, los datos de contacto para recibir respuesta y la información necesaria para identificar los datos a los que se refiere su solicitud. Si actúa mediante representante, deberá acreditar dicha condición cuando corresponda.

11.1. Consultas

Las consultas relacionadas con el conocimiento de los datos personales serán atendidas dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción.

Cuando no sea posible atenderlas dentro de dicho término, la Empresa informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

11.2. Reclamos

Cuando el titular considere que sus datos deben ser corregidos, actualizados o suprimidos, o advierta un presunto incumplimiento de las obligaciones legales, podrá presentar un reclamo ante la Empresa.

Si el reclamo está incompleto, se solicitará al interesado que lo subsane dentro de los términos establecidos en la ley. Si transcurren dos (2) meses desde el requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido un reclamo completo, la Empresa lo tramitará dentro de los quince (15) días hábiles siguientes. Cuando no sea posible resolverlo dentro de ese término, informará los motivos de la demora y la fecha de respuesta, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

Cuando el reclamo esté relacionado con la supresión de datos o la revocatoria de la autorización, la solicitud será evaluada teniendo en cuenta las obligaciones legales o contractuales que puedan exigir la conservación de la información.

12. DEBERES DE LA EMPRESA

En su calidad de responsable del tratamiento, la Empresa se compromete a:

• Garantizar al titular el ejercicio de sus derechos.

• Solicitar y conservar la autorización cuando sea exigible.

• Informar de manera clara las finalidades del tratamiento.

• Mantener la información bajo condiciones de seguridad adecuadas.

• Procurar que los datos sean veraces, completos, exactos, actualizados y comprensibles.

• Rectificar la información incorrecta cuando corresponda.

• Tramitar consultas y reclamos conforme a los términos legales.

• Informar a las autoridades competentes sobre incidentes cuando exista una obligación legal de hacerlo.

• Cumplir las instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.

• Exigir confidencialidad a las personas autorizadas para acceder a datos personales no públicos.

• Cumplir las demás obligaciones previstas en la normativa vigente.

13. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN

La Empresa adoptará medidas técnicas, humanas, físicas y administrativas razonables para proteger los datos personales frente a pérdida, alteración, consulta, uso, acceso o divulgación no autorizados.

El acceso a la información estará limitado a las personas que lo requieran para desarrollar funciones autorizadas.

La Empresa promoverá prácticas de confidencialidad y manejo adecuado de la información y revisará las medidas de seguridad de acuerdo con la naturaleza de los datos, los riesgos identificados y las características de sus operaciones.

Ninguna medida de seguridad puede garantizar un riesgo absolutamente nulo. Sin embargo, la Empresa procurará prevenir incidentes y gestionar los que se presenten conforme a la normativa aplicable.

14. CIRCULACIÓN, TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA DE DATOS

FÁBRICA NACIONAL DE CREMAS S.A.S. administra directamente los datos personales recolectados en el desarrollo de sus actividades.

La Empresa no comercializa ni vende las bases de datos personales de sus clientes.

Si en el futuro requiere contratar proveedores tecnológicos, plataformas, asesores u otros terceros que accedan a datos personales por cuenta de la Empresa, evaluará su papel y adoptará las medidas contractuales y legales que correspondan, incluyendo las medidas de seguridad y confidencialidad necesarias.

La transmisión o transferencia de datos personales a terceros, dentro o fuera de Colombia, se realizará únicamente cuando resulte procedente y se cumplan los requisitos legales correspondientes.

15. PÁGINA WEB Y TECNOLOGÍAS DE SEGUIMIENTO

La página web https://pasteisdenata.co/ tiene carácter informativo y no constituye actualmente un canal de venta directa de productos.

Según la información disponible, la Empresa no utiliza herramientas de analítica web ni píxeles publicitarios para realizar seguimiento del comportamiento de los usuarios en su página web.

Si en el futuro se incorporan cookies, herramientas de analítica, tecnologías publicitarias o funcionalidades que impliquen el tratamiento de datos personales, la Empresa revisará las obligaciones de información, autorización y demás medidas que resulten aplicables antes de su implementación.

Los datos que los usuarios suministren voluntariamente a través de formularios u otros canales habilitados serán tratados conforme a las finalidades informadas y a las autorizaciones que correspondan.

16. CONSERVACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y SUPRESIÓN DE LOS DATOS PERSONALES

La Empresa conservará los datos personales durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados y atender las obligaciones legales o contractuales aplicables.

Para determinar el período de conservación, se tendrán en cuenta la finalidad del tratamiento, la naturaleza de la información, las obligaciones legales de conservación y la necesidad de mantener registros para atender reclamaciones o acreditar el cumplimiento de obligaciones.

Una vez dejen de ser necesarios los datos personales y no exista una obligación legal o contractual que exija conservarlos, la Empresa procederá a su supresión segura o, cuando corresponda, a su anonimización.

Los titulares podrán solicitar la actualización, corrección o supresión de sus datos personales, así como la revocatoria de su autorización cuando proceda legalmente, mediante el correo fabricanacionaldecremas@gmail.com.

La Empresa evaluará cada solicitud conforme a la normativa vigente y verificará si existen obligaciones que impidan eliminar determinados datos de manera inmediata.

Para la gestión interna de la información, la Empresa procurará aplicar las siguientes medidas:

• Limitar el acceso a los datos personales al personal que los necesite para cumplir sus funciones.

• Mantener la información organizada y adoptar medidas razonables para evitar accesos no autorizados.

• Revisar periódicamente si los datos siguen siendo necesarios para las finalidades autorizadas.

• Atender las solicitudes de actualización, corrección y supresión conforme a los procedimientos legales.

• Eliminar de manera segura o anonimizar los datos cuando corresponda, dejando evidencia del procedimiento cuando resulte necesario.

La Empresa implementará y mantendrá los procedimientos internos necesarios para asegurar el cumplimiento de estas disposiciones.

17. MODIFICACIONES DE LA POLÍTICA

La Empresa podrá modificar esta política cuando resulte necesario por cambios normativos, operativos, tecnológicos o en las finalidades del tratamiento.

Las modificaciones sustanciales serán comunicadas a través de la página web de Pastéis de Nata o por los medios que resulten apropiados, según la naturaleza del cambio y las obligaciones legales aplicables.

Cuando una modificación implique nuevas finalidades que requieran autorización, esta será solicitada al titular antes de realizar el tratamiento correspondiente.

La versión vigente estará disponible para consulta en el sitio web de la Empresa.

18. VIGENCIA

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia el 13 de octubre de 2026 y permanecerá vigente mientras la Empresa realice actividades de tratamiento de datos personales, sin perjuicio de sus modificaciones posteriores.

Las bases de datos se conservarán durante los períodos necesarios para cumplir las finalidades informadas y las obligaciones legales aplicables.

19. CONTACTO

Para consultas, reclamos o solicitudes relacionadas con el tratamiento de datos personales, los titulares podrán comunicarse con:

FÁBRICA NACIONAL DE CREMAS S.A.S. – PASTÉIS DE NATA

NIT: 901920448
Dirección: Calle 84 A No. 12 A 44, Bogotá D. C., Colombia
Correo electrónico: fabricanacionaldecremas@gmail.com
Página web: https://pasteisdenata.co/

La Empresa atenderá las solicitudes conforme a los procedimientos y términos previstos en la legislación colombiana vigente.